防水之家讯：备件管理是水泥企业设备资产管理中重要的一个方面，在很多企业中常常把备件纳入ERP系统（或者财务加购销存）管理，但结果是库存居高不下，达不到信息化应产生的效益。问题在于备件以设备为基础，跟设备不关联，单独管理就失去了意义。从因果关系来讲，备件需求的发起端在维修，而维修又取决于设备的运行状态，所以设备、维修、备件三者是一体化、是相互关联和不可分割的，离开设备单独管备件就成为无源之水，无本之木。广义的备件还包括周转件，即本身可作为资产（设备），但又是设备的一个部件，可修复再用，典型的如电机。一家年产能200万吨的水泥企业，其备件存量可能达到2000万元到2500万元，每年的备件采购在1000万元左右。而现在集团化的水泥企业中，以产能2000万吨计算应有十几家水泥厂，如果每家的备件库存能够下降20%，那起码可以有5000万元的资金可以省出来了，而实现集团内的备件一体化管理则库存可以下降40%左右，节省资金就可以达到亿元。本文就从备件管理目标、要点谈起，就备件管理一体化的问题与业内同行探讨。

一、设备管理的目标

水泥企业特别是现代化的新型干法水泥生产企业是典型的资产密集型企业，设备的运行质量、维护水平直接关系到生产计划完成，当设备因故障或事故停机后，能否及时得到备件供应对于减少停机时间快速恢复生产显得格外重要。从成本控制角度来讲，可以用尽可能少的备件费用花费来减少企业资金占用。所以备件管理看似简单，但它会直接影响于企业的成本控制和设备的运行，又是十分重要。实行科学的备件管理是十分复杂而细致的工作，需要付出很多工作。

对于水泥企业的管理又有着特殊的意义，一来从工艺上说2500吨的线与5000吨的线设备基本一致，不同的只是型号、规格等，对应的备件也大同小异，所以定义一条线上的设备、备件后，即可推广到其它的生产线上。初期工作量较大，要做大量的基础性工作，到后期则进度要快很多；二来根据不同的窑形、线型确定备件，在建新线时可以直接要求采用集团内规定的设备、备件标准；三来在采购时加大的年需求量可以有效地降低采购成本，还可使得库存降低。

备件管理的内容包括基础管理、采购、库存、合同管理等，管理的目标是：

1.最优化：

首先，通常意义上的“零库存”在现代化的干法水泥生产企业并不适用，即使是标准件也不宜采用这种存储策略，这是由水泥生产高连续性对备件保障的要求所决定的。我们强调的是最优化，包括：

1) 库存最优化：

库存管理是要使两个对立的目标保持平衡，即①使即将进行的维修维护工作的备件可用性达到最大；②降低过多的库存余量及相关的运输成本。也就是找到最佳的库存余量，确保在保证设备安全运行的前提下的最低库存量。

内容有：

库存结构的最优化：按ABC分类法以及备件消耗历史来确定存量；

分散存储的最优化：通过多仓库管理或内部各仓库间的相互调拨，或采用内部供应方式，将分散的仓库统一管理，以保证各项零备件储量的合理分布；

备件状态的最优化：包括预留量、可用量、过期量，以及安全库存、经济订购量确定的重订购点，以减少人为因素影响；

库存成本最优化：动态地监控备件的成本，使库存成本最合理；

编码方法最优化：编码好记、好用，无需有特定含义。

2) 采购最优化：

从采购需求的发起到最后的发票结算，尽可能地减少环节，每个节点又职责明晰，运转高效，并能够有效地跟踪、审核、控制。

3) 业务流程最优化：

无论是采购流程、出入库流程、结算流程等，均需按最佳业务模式加以优化，形成高效、流程的业务流程。

4) 供应商结构最优化：

通过建立以主供应商制为基础的供应商目录，实现供应商结构的最优化。

2.及时供应：

备件的储备状况是在停机情况下决定停机时间长短的重要因素。所以应把备件管理和维修管理统一考虑。一种情况是在做维修计划时提出备件需求计划，仓库里有可用的则分配到维修计划上，没有则启动采购流程；另一种情况是当故障或事故后快速地找到备件，备件不足时紧急采购。比较好的方式是建立相应的数学模型，通过计算以及对历史消耗数据的分析，提出安全、经济的备件库存方案，尽可能地减少紧急采购。

3.可控性：

无论是备件的采购过程，还是库存管理过程，通过任何一点都可以进行全面追踪，如某种备件在哪个仓库中有、可用数量有几个、预留的有几个、预留到哪个计划上、替代品是什么、哪家买的、在哪份合同上、哪个批次、采购需求是谁提出的、在哪份采购单上、价格是多少、采购历史价格如何、谁验收的、往年的数量等都是可以跟踪和可控的。

4.综合分析：

可以对备件的采购、出入库、ABC分类、供应商等进行全面的分析，通过这些分析提出备件决策。这些分析不但可以实时刷新，而且还要以直观的图形展现出来。比如：可以随时了解现在有哪些备件、存放在哪些仓库中、有多少是给维修计划预留的、有多少是可用的、前一天的备件使用了多少、未来一个月内为买备件要花多少钱等等都可以通过图表实时查看。

对水泥集团而言，可以从总部直接****到每家厂、每条线、每台设备、每台备件、每个仓库等，实现集团化动态掌控。

二、备件管理的要点

无论是备件存量的优化与降低，还是降低成本和及时有效地供应都是以最大程度地保障生产线正常运行为基础的，备件管理除了要与维修管理一同考虑外，还要与设备管理一起规划，所以备件管理的要点包括：

1.与设备关联：

即每台设备上都有哪些备件，某个备件又可以用在哪些设备上，只有这种对应关系建立起来才可能降低存量。除了一般意义上的备件，又以风机、减速机、阀门、空压机、轴承、电机、泵、托轮及档轮等通用性设备为常见，作为周转件管理。

2.备件的及时供应：

通过安全库存、重订购点、ABC分类法、采购提前期、资源共享等多种方法来保证备件的及时供应。



3.备件的库存控制：

除了记录所有备件的相关信息，实时了解其状态，发放历史、重订购、盘点以及对应的图纸、文档资料外，还包括跟踪出入库状况，优化零备件的管理，消除冗余或呆滞库存，从而降低成本。通过对库存的优化和合理计划，建立符合维修要求的合理库存水平，即在正确的地点拥有正确的备件，备件做到最大限度地共享。

4.供应商目录管理：

主供应商制指根据质量、价格、供货时间、付款条件等为备件确定的最佳供应商。在主供应商之外再确定3家以上的供应商，通过定期的分析变更。主要的目的在于尽可能消除高成本的合同外采购，从最具信誉供应商订货，以保证备件的品质。以此为基础，建立起企业的供应商目录，以保障生产设备能够最大程度地安全运行和高质量运转，降低故障率。同时大规模的集团采购也可以从供应商处拿到较低的价格。

供应商目录可以更好地控制备件的质量，提高设备可靠性。

5.采购流程管理：

通过确定采购工作流程，帮助完成采购工作。采购人员能够及时了解相关的信息，如采购申请、报价、询价、供应商、订单和合同等。同时作为备件物流供应链的一部分，能根据维修计划和库存状况实现自动采购，确定在正确的时间采购正确的备件。集团企业可以实现多地点、多组织的全国性（或全球化）采购，以提升采购效率，降低采购成本。

6.备件图纸文档管理：

很多企业重视设备的图纸档案管理，不太重视备件的图纸文档管理，实际上在维修过程中，根据设备零部件（备件）关联结构，可以快速查询所需的备件，节省查找备件的时间，保证找到正确的备件，使维修工作更加快速、高质量地完成。对于需要外协加工的非标件、特殊件，完备的图纸文档资料可使加工周期大缩短，质量也更加可靠。

备件的图纸文档详尽完善是基本的要求，数字化的图纸文档资料库是管理的基础。

7.盘活与调剂：

有的备件可能存了几年一直没有用上，技改因设备改变某些件没有用了但一直在库里，某些件买重了或者买多了……这些都成为了“沉淀资产”，盘活沉淀资产是备件管理的一个方面，通常企业历史越长，沉淀的越多，可以采用有效的手段来盘活这部分资产。

水泥企业除了各厂盘活之外，还可以相互调剂，根据集团规划实行“差异存储、相互调剂、资源共享”。

三、备件一体化管理信息平台

一台设备对应若干备件，假定一条线的设备数量在600台套左右，对应的备件数量以5倍的数量计算应为3000余种。用ERP（或者财务加购销存）软件管理不能降低库存的原因在于没有按设备、维修、备件、合同等一体化管理的角度来统一管理。这如同一家综合医院中可能有肿瘤科，但跟肿瘤医院没有任何可比性。一般讲起水泥企业的信息化就是ERP如何，实际上对于资产密集型的水泥厂EAM可能更加重要。特别是对于集团型企业，当水泥销售、库存、原燃料采购、结算等放到集团一级后，水泥厂成为生产基地，按时、保质保量地完成生产计划是水泥厂首要考虑的问题，而生产计划的完成又取决于设备的状况，所以EAM的实施应当比ERP的实施时间提前一些，可以从设备台账、备件一体管理入手，不但实施时间短，而且见效快，仅备件的一体化管理一项就可以从盘活沉淀资产、降低备件库存中为企业节省大笔的资金，而信息化是最有效的手段，也是唯一的途径。

1.基本要求：

备件一体化管理从水泥厂层面上说是与设备管理、维修管理、合同管理、分析决策等构成一体化的信息平台，是把制度、流程、规范、标准等固化到信息平台上，从集团层面上采用大集中模式，实行全集团统一、规范的管理，达到实时、动态、精确、流程、高效的目标。包括：

① 统一的管理模式：实现全集团的备件信息资源共享，统一调配、差异化存储、内部调剂互换；

② 规范的管理流程：引入先进管理理念、方法和手段，使备件计划、采购、仓储、合同、统计、分析等科学规范，流程最优化；

③ 科学的动态数据分析：动态跟踪日常备件的采购、供应情况，对采购计划、库存控制、合同执行等进行动态跟踪管理和统计分析，及时、准确地提供决策依据；

④ 有效的供应商管理：供应商管理更加科学、全面、客观，通过信息的及时反馈和调整，保证产品和服务的质量，提高效率，保障公司的根本利益；

⑤ 统一的编码：实现编码的一体化管理，一处地点维护，多处应用。

2.实施策略与方法：

备件的一体化管理是以设备为基础、以维修为驱动的，这就要求按“全面规划、整体启动，以点带面、集成共享”的原则来实施，具体方法是：

① 建账立标打基础：以设备台账为基础，建立备件台账、供应商台账，确定仓库地点及布局。确定相应的备件分类、供应商分类等相应的标准；

② 规范标准定编码：建立编码标准、管理标准、制度标准、图档标准等，建立统一的代码体系以及制定相应的管理制度。明确不同设备所对应的备件以及不同备件可用的设备，确定其安全库存、ABC分类、重订购点等指标；

③ 优化流程明职责：建立和优化相应的流程，如采购审批流程、出入库处理流程、采购流程、编码流程等，根据流程确定相应岗位，明确其职责。需要注意的是尽量消除交叉点重叠部分的职责；

④ 梳理厂商建目录：对供应商进行梳理，建立以主供应商为基础的供应商目录；

⑤ “三高标准”保质量：95%的数据加载量、95%的功能使用、95%的人员或部门投入使用的三大保证，保证了信息平台能在短期内快速发挥作用并产生明显效益；

⑥ 清产盘资享资源：通过清产核资，盘活沉淀的资产，水泥厂之间通过平台进行调拨、互换。各厂定义不同备件的存储数量，由于在集团内各水泥厂采用统一的编码，所以可以实时看到备件在仓库存储、预留、可用等情况，各家根据自身生产线的特点和要求，确定所要存储的备件的种类、数量、成本等信息，实现各厂备件的差异存储和集团内资源的共享，有效降低成本；

⑦　实时跟踪易管控：系统上线后，所有的企业、部门、人员按统一的标准，执行统一的流程，在统一的制度下严格按要求操作，就保证了对备件管理方方面面的实时跟踪，实现集团业务级管控；

四、结束语

在备件一体管理信息化平台建设中，有四个环节：一是数据基础准备，二是标准化体系的形成，三是业务流程的优化，四是综合平台的建立。这样，备件一体化平台就建起来了。备件一体化不仅仅是备件供应链的管理，还是与设备、维修、档案、合同等融合为一体的信息平台。备件一体化不仅对于单个的水泥企业降低库存、降低成本，提高设备可靠性有着重要作用，也是水泥集团规范设备标准，减少生产线的设备差别，实现备件及通用设备的差异存储、相互调剂、共享资源所必须的信息化平台。

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